【注4】当社所定の申請方法(利用停止等の申請方法)

1.ダイレクトメール等の送付停止

当社からお客様へお送りするダイレクトメール等には、原則としてその資料の中に、送付が不要な場合のお申し出先や問い合わせ窓口を記載しておりますので、直接そちらへご連絡ください。メールマガジン等の場合も同様です。

2.当社の個人情報取り扱いに法律違反等があったときの停止申請

当社がお客様の個人情報(保有個人データ)を個人情報保護法及び当社の個人情報保護方針に反して不適切に取り扱ったことなどを理由として、お客様が自らの個人情報の利用停止または消去(以下「利用停止等」といいます)をお求めになる場合は、次の方法でお願いいたします。

(1)ご提出いただく書面等

当社のホームページから利用停止等申請書をダウンロードし、所定の事項をすべてご記入の上、本人確認のための書類を同封して当社の個人情報問い合わせ窓口(〒104-8011 朝日新聞出版 管理部 個人情報係)までお送りください。確実に当社に届いたことが確認できるよう、配達記録郵便や書留郵便を利用されることをお勧めします。申請書がダウンロードできない場合は、同窓口までご請求ください。ファクス等でお送りします。

本人確認のための書類は、ご本人の氏名・生年月日・現住所が記載された公的書類のコピーとさせていただきます。当社で受理できる本人確認書類は以下の通りです(確認のために必要とするのは前記の3項目です。本籍など、これら三つ以外の記載欄は塗りつぶしたうえで送付いただいても結構です)。

1点のみで受け付けるもの
運転免許証のコピー(裏面に住所変更の記載があれば、裏面も)
外国人登録証明書のコピー

2点のセットで受け付けるもの
「パスポート、健康保険被保険者証、年金手帳、学生証などのコピー」のいずれか1点と、本人の現住所が確認できるもの1点(住民票、公共料金の請求書、自宅に届いた消印付き郵便物などのコピー。いずれも過去3カ月以内のもの)

こうした手続きは、他人がお客様になりすまして不正に情報にアクセスすることなどを防止するための措置です。ご理解ください。

なお、お送りいただいた申請書と本人確認のための書類はお返しできません。あらかじめご了承ください。

(2)代理人による申請

利用停止等を求める方が未成年者または成年被後見人である場合、法定代理人からの申請に限り受け付けをいたします。このとき、前項(1)の本人確認のための書類に加え、下記(a)の書類を同封して申請してください。また、ご本人が弁護士など任意の代理人に委任して申請する場合は、下記(b)の書類を同封してください。これらは、代理権のない者がご本人に無断で申請することを防止するための措置です。

(a)法定代理人の場合
本人との続柄が確認できる書類(戸籍謄本、住民票、健康保険被保険証などのコピー)
法定代理人の本人確認のための書類(前項(1)と同じ)

(b)任意代理人の場合
本人が署名・押印した当社所定の委任状(委任状はダウンロードできます)
そこに押印された本人印の印鑑証明書
任意代理人の本人確認のための書類(前項(1)と同じ)

なお、これらの書類もお返しすることはできません。あらかじめご了承ください。

(3)当社からの回答方法

お客様の主張に正当な理由がある場合、当社は違反を是正するために必要な限度で、遅滞なくお求めに応じます。この場合、当社がとった措置を書面にし、配達記録郵便でお客様に通知いたします。送付先が日本国外の場合は、それに準ずる確実な方法によりお送りいたします。

利用停止等のお求めに関しては、手数料はいただきません。

(4)取得した個人情報の利用目的等

利用停止等のお求めに伴い当社が取得した申請者及び代理人の個人情報は、お求めに応じるのに必要な範囲でのみ取り扱います。お送りいただいた申請書と本人確認のための書類、及び代理申請のための書類は、後日のお問い合わせ等に対応できるよう3年間保存し、その後、適切に消去・廃棄します。なお、本人確認や代理申請のための書類の中に本籍の記載がある場合、当社は当該部分を黒く塗りつぶして保存します。

(5)利用停止等に対応できない場合

そもそも当社で申請者の個人情報を保有していないときはもとより、以下の事由に該当する場合は、お求めどおりの対応ができないことがあります。そのときは、お求めに応じられない旨とその理由を書面にして、配達記録郵便でお送りいたします。