ミーティングに対して不満を持ち、時間の無駄だと感じる人は多いですが、十分な段取りと管理ができているミーティングは非常に意義あるものになります。
効果的なミーティングのための英語
様々な部署の代表者の専門的な意見を吸い上げ決定を下さなければいけいようなケースでは、ミーティングは必要不可欠です。
準備
誰かがミーティングの段取りを行わなければいけません。出席するすべての人に都合のよい日、時間、場所を確認します。十分に前もって必要事項を知らせ、参加する人の中で書類や特定のデータについて準備をお願いする必要がある人には、明確なリクエストをして締め切りなどの確認をきちんと行う必要があります。
ミーティングを始める
どんなミーティングでも議長が必要です。通常は秘書が議事録を取ります。(例： 出席者のリスト、ミーティングの開始・終了時刻、前回のミーティング議事録からの修正事項、重要議題、決定事項、投票、賛成・反対、など) ミーティングが終わったら、参加した人すべてに議事録を送り、次回のミーティングで全員が内容に同意しているかの確認を行った上で、要望があれば修正します。
情報の提示、行動や決定に対する支援要請
ミーティングでは、事実データを発表しなければならなかったり、議論を行うためにいくつかの選択肢を提示したり、または、あなたがどの提案を支持し推薦するのか、その理由を発表しなければならない場合もあるでしょう。発言は明確でロジカルであるよう心がけてください。いくつかのポイントや選択肢を列挙しながら説明する場合には以下のようなフレーズでメリハリをつけることができます。‘Firstly we could.../Our first option is to...（最初に）’; ‘Secondly it could be possible to.../The second possibility is to...（2つ目に）’; ‘Finally...（最後に）’ また、‘Alternatively we could ...（もう1つの選択として）’などといった表現も使うことができます。
選択肢のうちの1つについて強く推薦したい場合や、後押ししたい場合には、ミーティングに参加している人にそれを明確に示し、理由を説明しましょう。:‘I feel that ABC is the best option for us because none of our competitors are able to provide this product/service...’（ABCが最善の選択だと考えます。それは、他に同じような製品/サービスを提供する競合が存在しないからです）; ‘I support XYZ as it offers the best fit to our current product offering...’（XYZを支持するのは、現在の製品ラインナップに一番マッチするからです） など
同意を示す
‘I agree with that point…’（その点については同感です）
‘I support that…’ （...を支持します）
‘I agree that’s the best option…’ （それが最善の選択であることには納得です）
‘I’m wholeheartedly in agreement with that…’（...にはまったくの同感です）
不同意を示す
誰かの意見に賛成できないときには、通常はできる限り気を利かせてうまく振舞うことが一番です！
‘I can understand your point of view, but don’t you think that we should...?’ （あなたのご意見は理解できますが、...すべきだとは思われませんか？）
‘I think it’s a brilliant idea. However, I’m worried that it may be a little ahead of its time. I’m not sure our customers are ready for such a big change to the product’. （それは素晴らしいアイデアだと思います。ただ、ちょっと時期が早いように思えるのが心配です。顧客がこのような製品の大幅な変更に対応できるかは疑問です）
‘You’ve presented your case well, but I think that…’（とてもうまく説明していただけましたが、私が思うに...）
投票する、結論を出す
議論の結果、全員が同意していることが明白であれば:
‘So, we’re all in agreement on this.’（それでは、この件については全員賛成ですね）
‘I think we’ve reached a consensus on this issue.’（この問題については結論がでましたね）
‘Are we all agreed on this?’（この件については全員賛成ということでよろしいでしょうか？）
意見に相違がある場合は、投票する場合もあります
‘Let’ take a vote on this. All those in favor of the proposal say “Aye”/”Yes”. All those against the proposal say “Nay”/”No”.’ （この件については投票しましょう。提案に賛成の方は“Aye”/”Yes”を、反対の方は “Nay”/”Noをお願いします）
‘Let’s have a show of hands for the proposal. Now let’s see a show of hands against the proposal.’ （提案に賛成の方は挙手願います。次に、提案に反対の方の挙手を願います。）
‘The proposal is carried (agreed)/not carried (= not agreed).’（この提案は可決/否決されました）
ミーティングを締めくくる
‘That’s all for today/for this meeting’. （本日のミーティングは以上です）
‘That wraps it up.’ （ここまでです）
‘The meeting is adjourned.’/’Meeting adjourned.’ （ミーティングはこれまで）
