明確なコミュニケーション力は、個人秘書として欠かせない能力です。ここでは、個人秘書のみならず誰もが知っておくべき、基本的でありながらも非常に重要な英語での例をいくつかご紹介します。
個人秘書として必要な英語
個人秘書（PA）は、そのマネージャーに対して社内外の関係者が最初に連絡をとる相手となることが多いです。典型的な業務内容を見ながら、英語で個人秘書がどのように応対するのか例を見てみましょう。
電話や問い合わせ、要望のスクリーニング及びそれに対する適切な対応:
“Good morning, Mr. Smith’s office, Fiona speaking. How may I help you?"「おはようございます。Mr.Smith オフィスのFionaがお伺いいたします。どのようなご用件でしょうか？」
“I’m sorry but Mr. Smith is out of the office this week. Could you send me some more information about your products and company by fax or email please? The fax number is 123456789 and the email address is fiona.best@abc.com.”「申し訳ございませんが、Smith氏は今週オフィスにはおりません。御社とその製品のもっと詳しい情報をFAXまたはメールでお送りいただくことはできますか？FAX番号は、123456789、メールアドレスはfiona.best@abc.comです。」
訪問者の序列に応じて挨拶する:
“Good morning, Mr. Sato. My name is Fiona Best and I’m Mr. Smith’s personal assistant. Would you follow me please and I’ll take you to the conference room ready for your meeting?” 「おはようございます、Mr. Sato。私はFiona Bestと申しまして、Smith氏の個人秘書をしております。私のあとに付いて来ていただけますか？ミーティングを予定している会議室にご案内いたします。」
“Could I get you something to drink – tea, coffee, water or a soft drink? Did you find our offices easily?”「お飲み物をお持ちいたしましょうか。お茶、コーヒー、お水、またはソフトドリンクがございます。オフィスの場所は簡単にお分かりいただけましたか？」
スケジュールを管理調整して、アポイントメントを取る:
“I’m sorry but Mr. Smith isn’t free on Friday 8th January 2010. Would Monday 11th January or Tuesday 12th January be convenient for you?” 「申し訳ございませんが、Smith氏の2010年1月8日金曜日の予定はふさがっております。1月11日月曜日または、1月12日火曜日のご都合はいかがですか？」
“Yes, that’s fine. I’ve noted your appointment for 9:30a.m.on Tuesday 12th January here at our offices.” 「はい、問題ございません。お約束を1月12日火曜日午前9時30分に私どものオフィスにてお取りしております。」
