Eメールの適切な書き方をご存知ですか？
Eメールでのエチケット
Eメールは短く、ポイントを明確にしましょう。3つの段落を使い、まとめてみましょう。まず、1段落目に元の質問やポイントを要約し、2段落目にそれに対するあなたの返答や言いたいことを書き、3段落目にメールの受信者が従うべき手順やフォローアップの方法などを書きます。
1つのEメールにつき、話す主題は1つにしましょう。主題として採り上げているビジネスや業務に関連する場合を除き、異なるアイディアや題材を一度にたくさん織り交ぜるのはやめましょう。
そのメールが何についてなのか分かるよう、ピンポイントでタイトルを書きましょう。'Information requested'や '2010 data'は、 'Sales report for quarter 1' or 'Response: Issue about your broken TV'と比べると分かりやすいタイトルとは言えませんよね。
句読点は大切です。多くのEメールサービスでは、綴りや文法のチェック機能を提供しています。もしついていなければ、そういった機能がついているワープロなどに、メールの内容をコピーしてチェックをしてもいいでしょう。少々手間が増えますが、するのとしないのとでは大きな違いです。
マナーには細心の注意を払いましょう。お願いします、ありがとうございます、という言葉を添えると非常に良いですね。また、注意をひきつけたい時には、PLEASE DO NOT SHOUT AT ME!!! という風に全てを大文字で表現すると、本当にその文字が'shouted'しているように感じられるでしょう。
面識のない相手には、Mr、 MrsやDr.を必ずつけましょう。それ以外にも、 'Sir'、 'Mdm'や 'To whom it may concern'という呼び方もあります。
プロフェッショナルらしく、ビジネス用途のメールを書く際に顔文字を使ったり、幼稚過ぎたり、おかしなメールアドレスを使用するのはやめましょう。また、 'OMG'や'FYI'などをメールに書いてしまうと、真剣度を疑われます。'SMS'スタイルの略語や頭字語の使用は避けましょう。
'To:'の欄は一番最後に入力しましょう。Eメールをタイプし、しっかりと見直しをしてから'To:'の欄に宛て先を入れてください。こうすることで、未完成の文章を誤って送信してしまうなどの失敗を防げます。
