英語でEメールを書くコツ [ バックナンバー ]

Eメールで好印象を与えたいですか？これらのアドバイスを試してみましょう！

英語でEメールを書くコツ

英語でEメールを書く場合、話すより簡単なことがよくあります。発音を気にすることなく、また内容を吟味するのに時間をかけることができます。でも、Eメールを書く際には、覚えておかなくてはならない、いくつかのルールがあります。好印象を与えるためのアドバイスをご紹介しましょう。

1.Know your email terms: 英語のEメールでは多くの省略形が使われます。これらを知らなければ、上司に昇給をお願いするEメールが職場全体に流れる羽目になりかねません！

"Reply to all" では、あなたが返信しようとしている相手を含めて、もともとのEメールを受け取った人全員に送られることになります。Eメールのアドレス欄には "cc" (carbon copy) がありますが、Eメールのコピーがそこに入力された人たちに送られます。また、"bcc" に入力された人には、他の人にはわからないようにコピーが送られます ― b とは "blind" (hidden)の省略です。

Eメールを "forward" してと頼まれたら、そのEメールのコピーを転送機能を使って送ることになります。よく"fw." と省略されます。

2. Use the Right Greeting: 友達にEメールを書く場合は、 "Hey" で書き始めてもいいかもしれませんが、これからビジネスパートナーとしての関係を築いていく相手には避けたほうが無難です。また、"Dear Sir" といった極端に伝統的なフレーズは、次第に時代遅れになってきています。一番よい書き出しは "Dear Mr. / Ms." にラストネームをつけることでしょう。既に一緒に仕事をしている相手なら、ファーストネームを使っても大丈夫です。 (例 "Dear John").

3. Keep it Short and Clear: いくつかの言語では、入念で複雑な文章を使うことによって自分が知的で教育があると示すことはありますが、英語でのEメールは明確で簡潔に書くようにしましょう。最初のパラグラフではEメールの目的を明らかにし、続くパラグラフでもわかりやすい文面で、明確な構成にします。"first, second, next, and finally" といった単語を使うと、理解してもらいやすくなります。Eメールでは、すべての詳細を記述する必要はありません。Eメールの文末に"If you have any other questions please feel free to contact me," といったフレーズを入れることにより、読み手にもっと質問してもらえるよう導くことができます。

4. Be polite and tactful: Eメールで何かを尋ねる際に明確に書くことは良いことですが、靴の輸送の値引きや面接などでは、"I want." といった言い方は避けたほうが無難です。"I would like" の方がより丁寧ですし、"I am interested in" も最初の提案や、まだ考えがまとまっていない時には適切な表現です。

5. Always end the email correctly: "I am looking forward to your reply," "Thank you," "Sincerely" これらは好印象を与える締めくくりの表現です。