英語で上手にビジネスレターを書こう [ バックナンバー ]

しっかりと書かれたビジネスレターは商談を成立させる事も事もできます。この１０項目を読んで、ビジネスレターのプロになろう！

英語で上手にビジネスレターを書こう

英語はインターナショナル・ビジネス界での共通語です。あなたは英語で文章を書く時の好印象を与え方を知っていますか？しっかりと書かれたビジネスレターは商談をまとめる事も壊す事もできます。きちんとした文章を英語で書けるようになる10項目をしっかり覚えましょう！

良い第一印象を与える。

まずはsalutation（あいさつ）や文の書き始めで好印象を与えるようにしましょう。まずは受取人の名前や肩書きなどが正しいか確認しましょう。例えばDear Ms. Jonesなどです。もし相手の名前が分からない場合にはDear Sir or Madamを使いましょう。

趣旨を明確に言う。

最初の段落で手紙の趣旨を明確に書きましょう。例えば電話でお話ししたように、ご依頼の情報を手紙でご提供させて頂きますと使えます。

手紙の理由。

ビジネスレターを書く理由には、inquiry（情報を求める）やrequest（依頼、要求）やapology（謝罪）やcomplain（問題などについて不満を訴える）などと色々あります。趣旨によって手紙の文体や語気や雰囲気が決まります。

依頼の手紙。

依頼の手紙を書く場合には、Could you possibly.....（もしできる事でしたら....）やI would be grateful if you could....(もし・・・していただけたら大変嬉しいのですが）などと丁寧に書きましょう。

悪い知らせを書く。

悪い知らせや謝罪の手紙を書く時には、丁寧かつ如才無く問題の理由を明記しましょう。例えばUnfortunately we are not hiring any new staff at the moment.（大変残念ですが、今現在は新入社員を雇用していません）やI am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier（申し訳ございませんが業者との問題の為、定刻までにご注文品をお揃えする事ができません）などです。

文を結ぶ

最後の段落では、closing remarks（結語）やPlease contact us if you have any further questions（もし他に質問がございましたらどうぞご連絡ください）も書き添えましょう。もし書類を同封する場合には、文の終わりにこのように付け加えることができます。Please find enclosed......（同封の・・・をご参照ください）もしくはI am enclosing.....（...を同封させていただきます）

将来での関係や接触に触れる

手紙の最後にはこれからの先の連絡や接触についても記しましょう。I look forward to seeing you next Thursday（来週の木曜日にお会いできるのを楽しみにしております）

手紙を結ぶ

手紙のclose（まとめ）や締め括りは、手紙を宛てる人とあなたとの関係によりけりです。Yours faithfullyはyours sincerelyよりもフォーマルな「敬具」にあたりますが、親しいビジネスの関係者や友達には「よろしく」に近いbest regardsが使われます。

署名をする

文を結んだ後にはsignature（手書きのあなたの署名）をしなければいけません。その真下にあなたの名前を活字で記します。

間違いがないか確認する。

手紙を送る前には必ずいつもあなたが書いた手紙をしっかりとproofread（校正）をしましょう。文法に間違いがないか、スペルや句読点はあっているか等をしっかり確認しましょう。最後のチェックは、あなたの手紙が明確で、簡潔で、正確で、丁寧で、得心の行く手紙かどうかを自分自身で読み返して確認しましょう。