きちんとした印象のEメール [ バックナンバー ]

きちんとした印象のEメールでビジネスを円滑に進めよう

きちんとした印象のEメール

Eメールは、印刷されたビジネス文書よりもフォーマルさに欠けるとみなされがちですが、ビジネス社会においては、言語がフォーマルでないのは良しとされません。Eメールでのやりとりの方が速いし効率的ですが、クライアントやビジネスパートナーはカジュアルすぎる英語にはいい顔をしません。しかし怖がることはありません。この先の文章を読んで、英語のEメールをプロ並みにするための簡単な秘密をみてみましょう。

まずは挨拶から始めましょう

Eメールを書くにあたって、例えば"Dear Lillian,"など挨拶から始めることはとても大切です。相手との関係によっては、"Dear Mrs. Price,"などのように、名前よりも苗字を使う方がいい場合もあります。相手とはよく知った関係ならば、"Hi Kelly," などとシンプルに言うことも出来ますし、個人でなく会社宛てに書く場合には、"To Whom It May Concern:" と書くことも出来ます。

受取人に感謝する

クライアントの質問に返答する場合、まずは感謝の意を表しましょう。例えばあなたの会社に関する質問のメールには、"Thank you for contacting ABC Company."と書くことが出来ます。もしくはあなたからの質問に対する返答のEメールには、"Thank you for your prompt reply."や"Thanks for getting back to me."と書くのもいいですね。相手方に感謝することがあれば、是非そうしましょう。そうすれば相手もホッとしますし、あなたのことも礼儀正しく丁寧な人だと思うことでしょう。

目的を記す

しかし、もしあなたが最初にEメールを書いているとしたならば、感謝の言葉を入れることは難しいでしょう。代わりに、きちんと目的を伝えましょう。例えば、"I am writing to enquire about …" や、"I am writing in reference to …"などです。Eメールの最初の方で目的を明らかにした上で主要文に移ることは大切です。文法やスペリング、句読点や複数のセンテンスをつなぎあわせたセンテンスにならないように気をつけて、文章を短くはっきりと書くように心がけましょう。

結びの言葉

Eメールを終えるにあたり、もう一度感謝の意を述べ、結びの言葉を加えることは礼儀正しいとされています。まずは"Thank you for your patience and cooperation."や"Thank you for your consideration." と書き、その後で"If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know." や"I look forward to hearing from you."と続けてもよいでしょう。

終わりに

最後のステップはEメールの最後に自分の名前を書き加えることです。"Best regards,"や"Sincerely,"、"Thank you,"と書くことはどれもプロっぽいですね。"Best wishes,"や"Cheers,"という結びは、カジュアルすぎるのでビジネス文書では避け、カジュアルで個人的なEメールに使った方がいいですね。最後に、送信ボタンをクリックする前に、もう一度Eメールを確認し、そのメールが完璧かチェックしてみましょう。